Aanbevolen, 2019

Editor'S Choice

Schrijf e-mail voor goed en veilig

Om goed te schrijven is een e-mail niet voldoende om de site (zoals Gmail of Libero Mail) of het beheerprogramma (zoals Outlook) te openen, het adres van de ontvanger op te geven en het bericht vervolgens op te stellen alsof je op WhatsApp schrijft, maar je moet een bepaald type regels volgen, niet alleen om opgeleid te zijn en om e-mails leesbaarder te maken, maar ook om het lezen te vergemakkelijken, om te voorkomen dat de ontvangers ze negeren, om te voorkomen dat ze een slechte indruk maken wanneer de communicatie formeel is, en niet om verstrikt raken in spam.

Het is altijd nodig om nauwkeurig, beknopt en duidelijk te zijn en het is erg belangrijk om de e-mail veilig te houden om virussen niet naar contacten te verspreiden en informatielekken te voorkomen.

Je kunt ook speciale hulpmiddelen gebruiken in Gmail om fouten in de samenstelling van een bericht te voorkomen en het gemakkelijker maken om een ​​e-mail naar perfectie te schrijven.

De regels voor het schrijven van mails goed, zodat het duidelijk en effectief is, zijn als volgt:

1) Zo spoedig mogelijk antwoorden nodig hebben om betrouwbare gesprekspartners te zijn, ook al is dit misschien niet altijd mogelijk.

2) Wees synthetisch, vermijd frasen of triviale woorden, om geen tijd te verspillen aan wie de e-mail ontvangt.

3) Gebruik een eenvoudige Italiaan, zonder onnodige grote woorden of termen waarvan de ontvanger de betekenis zou kunnen negeren.

4) Vermijd slecht nieuws via e-mail.

5) Maak goed gebruik van het object

Het object is de titel van de e-mail die twee functies heeft: het trekt de aandacht van de ontvanger en vat de boodschap samen om te beslissen of hij het leest of niet, een beetje 'zoals het gebeurt voor krantentitels.

U mag nooit een e-mail schrijven met een leeg object, omdat dit eenvoudig door de ontvanger kan worden genegeerd.

Een goed geschreven object moet in staat zijn om de belangrijkste informatie te verstrekken, zelfs zonder dat de ontvanger de e-mail hoeft te openen.

6) Soms is het beter om bij het verzenden van een e-mail naar kantoren of bedrijven een koptekst te gebruiken als de eerste regel van het hoofdgedeelte van de e-mail om meteen aan te geven wie is geadresseerd, omdat die e-mail door meerdere mensen kan worden gelezen.

7) Houd de mailbox schoon om de belangrijkste e-mails te groeperen die een snel antwoord verdienen, waarbij de anderen op de achtergrond worden geplaatst.

In dit opzicht kunt u de functie gebruiken om e-mails op te slaan om inkomende e-mail te wissen zonder iets te verwijderen.

Daarnaast zijn de filters handig (met Gmail met behulp van automatische berichtcategorieën) en de Google InBox-toepassing voor Gmail die wordt gebruikt om e-mails eerst als prioriteit te laten zien, zonder rekening te houden met de ontvangstdatum.

8) Betrek andere mensen in de e-mail als u denkt dat de informatie die in het bericht wordt verzonden nuttig kan zijn voor anderen.

9) Denk na voordat u de verborgen kopie gebruikt en vermijd het om de ontvangers te misleiden door dat bericht naar derden te sturen.

10) Vermijd het schrijven in hoofdletters .

11) Uzelf kopiëren kunt u probleemloos doen wanneer u een belangrijk bericht verzendt, zodat u het kunt volgen en kunt controleren.

12) Gebruik de categorieën of labels voor elke ontvangen e-mail, zodat u deze in de toekomst gemakkelijk opnieuw kunt vinden.

13) Controleer de lijst met ontvangers nogmaals om te voorkomen dat er berichten worden verzonden naar mensen die dit niet willen.

Gelukkig kunt u in sommige gevallen het verzenden van een e-mail annuleren.

Om ons te helpen e-mails voor goed en foutloos te schrijven, kunnen we een aantal speciale extensies voor Gmail (in Chrome) gebruiken, waaronder e-mail. Tekstformattering is een zeer handige extensie om de opmaak van een e-mailbericht te verwijderen of standaardiseren als u kopieert en plakt van een website of een andere e-mail.

In de praktijk kunnen we met een paar klikken geen problemen hebben met het schrijfkarakter, de kleuren en stijlen als ze verschillen in hetzelfde bericht.

Carina is ook de extensiebrief die forceert om kort en synthetisch te zijn in de berichten, niet om meer dan 120 tekens te schrijven (je kunt natuurlijk deze limiet negeren).

Hoewel ik er al over heb gesproken, laten we eens kijken naar de belangrijkste aanbevelingen voor het veilig verzenden van e-mails en het beschermen van uw e-mailadres en e-mailaccount .

1) Gebruik altijd een goed wachtwoord, moeilijk te raden voor vrienden, onmogelijk om te ontdekken met hackerprogramma's.

In de regel mag u nooit namen, geboortedata en in het algemeen woorden van betekenis gebruiken.

In een ander artikel, hoe u een sterk en veilig wachtwoord genereert.

2) Gebruik waar mogelijk een two-factor authenticatie

Zelfs als het wachtwoord erg moeilijk te vinden is, is het nog steeds een kwetsbare beveiliging voor de accounts van de websites.

Om deze reden is een veiliger beveiligingssysteem ontworpen, waarbij naast het wachtwoord een zelf-gegenereerde code wordt aangevraagd bij een toepassing, die elk moment verandert.

In een ander artikel, de lijst met sites waar two-factor authenticatie kan worden gebruikt, inclusief Gmail en Outlook.com

3) Leer valse e-mails herkennen, met zwendel, niet authentiek

Als u een e-mail ontvangt van een onbekend adres, slecht geschreven of met een slechte geloofwaardigheid, kunt u beter negeren, open het niet en markeer het als spam.

U weet nooit dat het geen link of afbeelding bevat die uw computer kan infecteren.

5) Open geen verdachte bijlagen

Dit is gekoppeld aan het vorige punt, dus zelfs als je een volledig legitieme e-mail hebt ontvangen, maar als bijlage een bestand met een vreemde naam bevat of als dat niet klopt, dan is het beter om het niet te openen.

6) Vermijd het verzenden van gevoelige informatie, zoals een creditcardnummer, wachtwoord of andere vertrouwelijke codes.

Geen gerenommeerd bedrijf, laat staan ​​dat een bank vraagt ​​om gevoelige gegevens via e-mail te verzenden, dus een dergelijk verzoek is zeker een phishingaanval.

Dit is omdat u nooit weet wie de verzonden e-mail zal lezen en waarom niet kan worden uitgesloten dat het bericht van buitenaf kan worden onderschept.

Top